De VOG en de AVG: mag je werkgever een kopie bewaren?
Je levert je VOG in bij je werkgever en die stopt een kopie in je personeelsdossier. Logisch toch? Toch is het niet zo simpel. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strikte regels aan het verwerken van gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. En een VOG valt daar indirect onder. In dit artikel leggen we uit wat wel en niet mag.
Mag een werkgever een kopie van de VOG bewaren?
Het korte antwoord: nee, dat is in de meeste gevallen niet toegestaan. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven dat het bewaren van een kopie van de VOG als een verwerking van strafrechtelijke gegevens kan worden beschouwd. Werkgevers mogen in principe alleen noteren dát ze het origineel hebben ingezien en op welke datum dit is gebeurd.
Wat mag de werkgever wel?
Een werkgever mag het volgende vastleggen:
- Dat een VOG is overgelegd
- De datum waarop de VOG is ingezien
- De datum van afgifte van de VOG
- Het feit dat de VOG is goedgekeurd voor de betreffende functie
Dit kan bijvoorbeeld in een simpele checklist in het personeelsdossier.
Waarom geen kopie?
Een VOG bevat indirect informatie over je strafrechtelijke verleden. Niet door wat erop staat, maar door het feit dat je deze hebt ontvangen. De AVG beschermt strafrechtelijke gegevens extra streng. Het bewaren van kopieën creëert bovendien een onnodig risico: als het personeelsdossier uitlekt, is de VOG ook zichtbaar voor onbevoegden.
De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens
Naast de AVG is ook de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) relevant. Deze wet regelt specifiek de omgang met justitiële gegevens. De VOG valt onder het bereik van deze wet, wat de verwerking aan strengere regels bindt dan reguliere persoonsgegevens.
Een kopie van de VOG heeft geen juridische waarde
Goed om te weten: een kopie van een VOG heeft geen juridische geldigheid. Alleen het originele document geldt als bewijs. Het bewaren van een kopie heeft dus ook in juridische zin geen meerwaarde voor de werkgever.
Tips voor werkgevers
- Bekijk het origineel van de VOG en noteer de datum van inzage
- Maak geen kopie of scan van de VOG
- Geef het origineel terug aan de werknemer
- Leg in een checklist vast dat de VOG is gecontroleerd
Tips voor werknemers
- Bewaar je originele VOG altijd zelf op een veilige plek
- Je hoeft je VOG niet af te staan aan je werkgever
- Als je werkgever een kopie wil maken, wijs dan op de AVG-regels
